17. januar leverte SpareBank 1 Modum sin dokumentasjon til Finanstilsynet etter en hektisk innspurt i legitimasjonskontrollen. Ca. 200 kunder møtte ikke opp og fikk sin konto sperret.

Tekst og foto: Svein Åge Eriksen

VIKERSUND: De 70 ansatte i den lille lokalbanken i skiflyvningsbygda Modum har ikke manglet arbeidsoppgaver det siste året. For å oppfylle hvitvaskingslovens krav til legitimasjonskontroll har de gjennomført to store prosjekter og kom i mål med sitt arbeid like før den endelige fristen fra Finanstilsynet gikk ut 17. januar.

MANGLET 7 000 PASS

Ledelsen valgte å organisere arbeidet med legitimasjonskontrollen i to prosjekter.

– Det første prosjektet startet i oktober 2018. Da gikk vi igjennom våre kundelister og fant ut at vi manglet passet til 7 000 personkunder med BankID. Siden det er strenge krav til legitimasjon av den elektroniske signaturen, sendte vi ut 6 000 mail og 1 000 brev og ba kundene møte opp i banken med pass, forteller Anne Leversby. Hun er både fagansvarlig for AML området (for legitimasjonskontrollen) og hovedtillitsvalgt.

Vi var veldig spente på hvor mange kunder som ville komme

For at ikke alle kundene skulle komme til banken med en gang, ble epostene og brevene sendt ut i puljer. På dette tidspunktet var liten offentlig informasjon om hvorfor nåværende kunder måtte legitimere sitt kundeforhold med pass. Derfor var det langt fra alle kundene som møtte opp. Noen av dem som kom i banken ga klar beskjed om at dette synes de var helt unødvendig.

– Vi var veldig spente på hvor mange kunder som ville møte opp i banken. For å gjøre det enklere for kundene holdt vi kveldsåpent tirsdager, torsdager. I tillegg holdt vi også lørdagsåpent i den mest hektiske perioden. Vi trodde vi hadde lagd en god plan for arbeidet, men mange kunder var trege til å komme med passet. En rekke eldre kunder hadde ikke pass eller hadde vanskelige for å komme seg til banken. Dette ble krevende for oss og vi gjorde alt det som var mulig for å verifisere disse kundeforholdene på andre måter, forteller Leversby.

LESTE TILSYNSRAPPORTER

Etter hvert som arbeidet med å kontrollere passet til kundene gikk framover, opplevde de ansatte i SpareBank 1 Modum at Finanstilsynet skjerpet kravene til oppfølging av retningslinjene. Samtidig økte tempoet i legitimasjonskontrollen. For å øke sin kunnskap, leste de ansatte flere tilsynsrapporter som andre banker hadde fått fra Finanstilsynet. På den måten ble de bedre rustet til å gjøre et grundig arbeid i egen bank.

9. oktober 2019 fikk bankene som ikke hadde kontroll på legitimasjonen fra sine kunder, kniven på strupen. Finanstilsynet ga bankene «pålegg om at forhold i strid med lov eller forskrift må opphøre, og lovens plikter gjennomføres innen 17. januar 2020. For det tilfellet at banker ikke oversender en bekreftelse på at arbeidet er ferdigstilt innen 18. januar, vil Finanstilsynet følge opp med å fatte vedtak om at de aktuelle foretakene ilegges tvangsmulkt frem til forholdene er rettet, jf. hvitvaskingsloven § 47 annet ledd.»

– På dette tidspunktet hadde vi ikke noe annet å gjøre enn å sette opp tempoet med å ta kontakt med de andre kundene som vi trengte legitimasjon fra. Dette var kunder som ikke trengte å legitimere sitt kundeforhold med pass, men som likevel måtte møte opp i banken med annen godkjent legitimasjon. Opprinnelig hadde vi satt en intern frist på å fullføre denne delen av legitimasjonskontrollen innen 1. kvartal 2020, men nå måtte vi virkelig snu oss rundt og sette inn alt vi hadde av ressurser på å fullføre denne jobben innen fristen fra Finanstilsynet, sier Leversby.

PENSJONISTENE KOM

For å få kontrollert legitimasjonen til alle kundene, tok ledelsen i banken kontakt med 10 av pensjonistene med spørsmål om å hjelpe til i det store arbeidet. Pensjonistene stilte opp og tok imot kunder på løpende bånd. Dette ble et veldig populært tiltak og det ble mange gode gjensyn mellom kundene og tidligere ansatte. Dermed ble det også mindre klager fra kundene.

– Våre pensjonister gjorde en kjempejobb i tillegg til alle ansatte som kastet seg rundt for å fullføre dette viktige arbeidet. Det ble en skikkelig stor dugnad der både kvelder og helger ble tatt i bruk for å komme i mål. Alt arbeid som ble utført utover normal arbeidstid ble kompensert i forhold til avtaleverket.

Anne Leversby understreker at det har vært en stor belastning på alle ansatte over en lang periode og det første prosjektet med innhenting av pass var det mest krevende. Det siste prosjektet ble krevende i forhold til tid. Da måtte banken sende ut epost og brev til alle resterende kunder samtidig. Derfor ble det noe kø og ventetid i banken og en dårligere prosess for kundene enn det hadde blitt hvis fristen fra Finanstilsynet hadde vært litt lenger.

KJENNER KUNDENE

Kundevert Mona Jahr Pedersen og pensjonist Inger Lise Hoverud var to av dem som møtte kundene ansikt til ansikt. Det ble lange dager og mye jobbing, men begge er enige om at det tross alt gikk greit å gjøre den omfattende legitimasjonskontrollen av kundene.

– Det som har vært mest krevende har vært eldre kunder som har manglet gyldig legitimasjon (pass) og kunder som av helsemessige årsaker ikke kunne møte opp i banken med legitimasjon. Men vi har også klart å løse disse utfordringene, selv om dette naturlig nok krevde ekstra innsats, forteller Mona Jahr Pedersen.

Vi har kjent kundene nesten hele livet

Pensjonist Inger Lise Hoverud ble veldig glad for å bli spurt om å hjelpe banken i innspurten av legitimasjonskontrollen.

-Som en lokal sparebank i ei bygd, hadde vi jo den fordelen at vi har kjent kundene nesten hele livet. Det gikk derfor stort sett greit å be dem legitimere seg på nytt.
Spesielt da de fikk høre at reglene gjelder for alle bankkunder, også de som jobber i banken eller er pensjonister. Dessuten er det jo også til kundenes og samfunnets beste. Da mediene begynte å informere hvorfor kundene måtte legitimere seg på nytt, ble jobben vår enda enklere, forteller Hoverud. 

GOD FØLELSE

Gry Sandberg Aspelien er avdelingsleder for halvparten av bankens rådgivere og kundeverter. Hun har vært prosjektleder for de to prosjektene med legitimasjonskontroll i SpareBank 1 Modum.

-Dette har vært det største og mest krevende prosjektet vi har hatt i banken de 33 årene jeg har vært ansatt. Derfor var det en utrolig god følelse da vi kom i mål innen den fristen Finanstilsynet hadde satt. For å komme i mål måtte vi øke bemanningen med 4,5 årsverk inkludert pensjonistene fra november til midten av desember. I tillegg har våre pensjonister gjort en utmerket jobb. Det er ingen tvil om at mange har jobbet mye. Hvor mye, tror jeg ikke vi skal skrive i Finansfokus. Men nå er jeg lettet og stolt av den store jobben som er gjort.

-Hvordan har dere tatt vare på hverandre i denne hektiske perioden?

-Vi har tett god kontakt med hverandre og snakket oss gjennom de vanskeligste dagene. Mine kolleger har håndtert hele prosessen på en god måte for våre kunder, selv om vi selvsagt skulle hatt bedre tid. Til tross for den store belastningen, har vi ikke hatt noen som har blitt sykmeldt i denne perioden.

-Er det noe som burde vært håndtert annerledes fra Finanstilsynets og myndighetenes side?

-Nei, vi må bare forholde oss til de reglene som gjelder for legitimasjonskontroll. Samtidig må vi innrømme at vi ikke har hatt gode nok rutiner i banken. Våre kunder fikk så lang frist som mulig for å komme med legitimasjon og derfor ble det ekstra hektisk i innspurten etter nyttår.

-Nå har vi verifisert alle våre personkunder i tråd med de kravene som gjelder. Til slutt satt vi igjen med 200 kontoer som der kunden ikke har kommet med legitimasjon. Disse kontoene ble stengt, men blir åpnet straks kundene kommer med legitimasjon. Nå gleder jeg meg til en arbeidsfri helg, sier Gry Sandberg Aspelien på vei ut døra med kurs for hytta på fjellet.

Les mer:

Bankene risikerer tvangsmulkt (16. januar)
https://www.finansfokus.no/finansfokus/2020/01/16/banker-risikerer-tvangsmulkt/

DNB har full kontroll på kunde-identifikasjonen (8. januar)

https://www.finansfokus.no/finansfokus/2020/01/08/dnb-har-full-kontroll-pa-kunde-identifikasjon/

ID-håndtering gir tøffe tak for bankansatte (19. desember)
https://www.finansfokus.no/finansfokus/2019/12/19/id-handtering-gir-toffe-tak-for-bankansatte/