Nordea driver ikke ulovlig overvåkning av de ansatte på individnivå gjennom de personopplysningene som registreres i måle- og kontrollsystemet Provide. Det er konklusjonen til Datatilsynet, men Nordea-ledelsen får kritikk.

TEKST OG FOTO: SVEIN ÅGE ERIKSEN

I lang tid har ansatte i de store produksjonsområdene i Nordea Bank Norge vært misfornøyd med hvordan dataprogrammet Provide måler og kontrollerer deres arbeidsinnsats på individnivå. Ansatte har følt seg ulovlig overvåket og har stilt spørsmål ved om målesystemet har gitt et korrekt bilde av produktivitet og effektivitet. I over ett år har de tillitsvalgte arbeidet med saken. De har hatt flere møter med ledelsen og mange forslag til endringer før de i samråd med Finansforbundet sendte saken til Datatilsynet. De tillitsvalgte ønsket å få avklart om Nordea brøt personopplysningsloven gjennom den omfattende bruken av måle- og kontrollsystemet Provide på individnivå.

Nå konkluderer Datatilsynet med at Nordea har rettslig grunnlag for den databehandlingen som registreres i Provide, og at bruken av målesystemet er forsvarlig. Men i mellomtiden har det skjedd flere positive endringer. Både tillitsvalgte og ansatte synes nå at bruken av målesystemet fungerer bedre.

Les mer: Nordea beklager og forenkler.

MINDRE REGISTRERING

– Vi tar Datatilsynets svar til etterretning. Datatilsynets vurdering bygger på systemet slik det brukes i dag og ikke slik det ble brukt tidligere. Nå er Provide endret og er mindre personverninngripende enn da vi sendte saken til Datatilsynet. Det er færre ansatte som registrerer faktisk tidsbruk på oppgaver. Det er vi fornøyd med, men vi vil fortsette dialogen med ledelsen om hvordan systemet skal brukes fremover, sier tillitsvalgt Jørgen Lønnquist.

Vi er godt fornøyd

Den viktigste endringen som har skjedd ifølge de tillitsvalgte, er at ledelsen har redusert antallet som har tilgang til de registrerte dataene. Kolleger ser ikke lenger årsaken til andre kollegers sykefravær. Formålet med de registreringene som gjøres i Provide, er nå innskrenket til kun å måle effektivitet for bedre ressursplanlegging på teamnivå. Riktignok er data på individnivå tilgjengelig for teamlederne og deres ledere, men disse dataene vil ikke bli brukt i medarbeidersamtaler. Tidligere hadde også andre ansatte i teamet tilgang til personinformasjon på individnivå. Dette syntes Datatilsynet var problematisk.

– Vi er godt fornøyd med at det er slutt på måling av arbeidsinnsats på individnivå, og at all måling av produktivitet skjer på teamnivå. Det har vært viktig for oss. Nå er det kun teamleder og vedkommendes leder som har tilgang til resultatene, sier Lønnquist.

– Har de tillitsvalgte full tillit til at ledelsen i Nordea ikke lenger vil bruke Provide til å måle arbeidsinnsats og effektivitet på individnivå?

– Vi tillitsvalgte tar det som en selvfølge at ledelsen i Nordea benytter Provide på den måten de har beskrevet for tillitsutvalget og Datatilsynet. Vi opplevde forut for saken til Datatilsynet formålsutglidning ved bruken av målesystemet og har tillit til at ledelsen passer på at dette ikke skjer igjen. Vi ser også at det er utfordrende til enhver tid å ha full oversikt over et målesystem som benyttes på mange nivåer og avdelinger i Nordea. Om tillitsvalgte i fremtiden får informasjon om at systemet ikke benyttes i henhold til retningslinjene, har vi tillit til at ledelsen tar tak i saken omgående, understreker Jørgen Lønnquist.

KRITIKK FRA TILSYNET

Selv om Datatilsynet etter en helhetsvurdering har kommet til at Nordea har et rettslig grunnlag for den behandlingen som registreres i Provide, og at bruken av systemet i dag fremstår som forsvarlig, så peker tilsynet på flere kritikkverdige forhold ved Provide slik det ble brukt tidligere.

Datatilsynet mener det ikke var bra at andre ansatte i et team har hatt tilgang til kollegers fraværsårsak. Nordea fikk også kritikk for ikke å ha vært tilstrekkelig åpne overfor de ansatte om bruken av Provide tidligere, og tilsynet understreket at de ansatte må inkluderes i alle prosesser som angår bruken og den videre utrullingen av Provide.

Siden Datatilsynet fortsatt synes det er noe uklart for de ansatte hva de aktuelle opplysningene som samles inn med Provide brukes til, anbefaler tilsynet at formålet spesifiseres klarere i relevante dokumenter og retningslinjer. Samtidig advarer Datatilsynet Nordea mot å benytte de innsamlede personopplysningene i Provide til andre formål enn de opprinnelige.

Nordea har justert bruken av Provide for å imøtekomme de tillitsvalgtes motforestillinger. Det vises til at antall kategorier for registrering av oppgaver utenom produksjonen, er redusert fra åtte til fire. Fritekstfeltet for fravær er fjernet, og det arbeides med et prosjekt som skal anonymisere lagrede data på individnivå. Dette vil de tillitsvalgte følge opp i høst.

FAKTA:

PROVIDE I NORDEA

I 2008 innførte Nordea Bank målesystemet Provide i Norden og i Polen. Formålet var ifølge ledelsen å følge opp saksvolum og bemanningsbehov i de største produksjonsområdene. Litt senere ble systemet også innført for 280 ansatte i Norge. Ansatte som har typiske rutineoppgaver, ble pålagt å registrere innkommende og fullførte oppdrag i produksjonen. Den ansatte måtte også gjøre rede for all tidsbruk for arbeid som ble utført utenom produksjonen, slik at leder kunne måle effektiviteten til hver enkelt ansatt.

Tidsbruk utenom den ordinære produksjonen ble opprinnelig målt i åtte kategorier: Forbedringsforslag, utdanning, interne oppdrag, ledelse, møter, saker til Nordea Operation Center i Polen, prosjekter og fagforeningsarbeid. Etter påtrykk fra de tillitsvalgte, valgte ledelsen i Nordea å redusere antall målekategorierer til fire. I utgangspunktet registrerer nå den ansatte tidsbruk for utførte oppgaver i produksjonen. Tidsbruk som ikke inngår i den ordinære produksjonen registreres fortsatt, men nå måles kun tid i følgende fire målekategorier: prosjekter, forbedringsarbeid, møter og utdanning.

Fravær registreres fortsatt i fem kategorier, men fritekstfeltet for fraværsårsak er fjernet. Nå har ikke lenger ansatte i teamaet tilgang til kollegers fraværsregistrering uten at det er innhentet spesielt samtykke til dette.  Det er startet et nordisk prosjekt som skal anonymisere innsamlede data på individnivå.