– Hvis noen av våre ansatte har følt seg overvåket gjennom de registreringene som gjøres i Provide, beklager vi dette. Nå forenkler vi systemet og følger opp at lederne bruker Provide etter formålet, sier HR-direktør Kjell Roppestad i Nordea.

TEKST: SVEIN ÅGE ERIKSEN ARKIVFOTO: JOHN NORDAHL

23. august 2016 var ingen god dag på jobben for ledelsen i Nordea Bank Norge. Da ble det offentlig kjent gjennom et stort førstesideoppslag i Dagens Næringsliv at ansatte i Nordea følte seg ulovlig overvåket av sin arbeidsgiver.

På dette tidspunktet hadde de tillitsvalgte og ledelsen allerede hatt flere møter for å få en felles virkelighetsoppfatning av formålet med Provide og hvordan de registrerte dataene skulle brukes. Men møtene førte ikke frem, og de tillitsvalgte ba til slutt om hjelp fra Finansforbundet. Forbundet kontaktet Datatilsynet for å få vurdert om Nordea gjennom Provide brøt personvernreglene. Nå har Datatilsynet konkludert med at Nordea ikke har drevet ulovlig overvåkning av de ansatte.

– Datatilsynet sier at vi har et rettslig grunnlag for å registrere personopplysninger på individnivå, og at vi har gjort forsvarlige vurderinger, men loven er bare et minimumskrav. Nordea skal være langt bedre enn dette og tilby de ansatte gode arbeidsbetingelser og ikke operere rett innenfor lovens minimumsgrenser, understreker HR-direktør Roppestad. Les om Datatilsynets vedtak her.

KRITISKE MERKNADER

Datatilsynet hadde imidlertid flere kritiske merknader til hvordan Nordea bruker Provide. Derfor har banken allerede tatt flere grep og gjort viktige endringer i hvordan Provide brukes. Den største endringen som har skjedd, er at de ansatte får innsikt i hvilke opplysninger som behandles og til hvilke formål. Men fortsatt må de ansatte registrere hver arbeidsoppgave som utføres på individnivå. Denne informasjonen blir ikke brukt i oppfølgingen av enkeltmedarbeidere, men aggregert på teamnivå. Et nordisk prosjekt skal se nærmere på hvordan informasjonen som lagres på individnivå, kan anonymiseres.

– Vi tar denne saken på største alvor og har allerede gjort flere endringer i bruken av Provide etter innspill fra de tillitsvalgte og Datatilsynet. Nå starter vi helt fra grunnen av med å lære opp våre ledere og vil pålegge dem å gi de ansatte grundig informasjon om alle sidene ved bruken av Provide. Vi må kunne forvente at våre medarbeidere hver dag bidrar til å levere gode resultater i team og ikke står frem som solospillere. De gode resultatene som banken leverer, er jo selve beviset på at de aller fleste av våre medarbeidere gjør nettopp dette. Derfor har vi full tillit til at våre dyktige medarbeidere er motiverte til å gjøre en utmerket jobb uten at de blir målt og kontrollert på detaljnivå, understreker Kjell Roppestad.

BEDRE KOMMUNIKASJON

HR-direktøren innrømmer at ledelsen ikke har vært god nok til å kommunisere med de ansatte og de tillitsvalgte for å skape en felles forståelse av formålet med Provide og hvordan data samles inn og brukes. De hadde i utgangspunktet ulike virkelighetsoppfatninger. Derfor er bedre kommunikasjon både med ansatte, ledere og tillitsvalgte en høyt prioritert oppgave.

– Når våre medarbeidere oppfatter Provide som et måle- og kontrollsystem, så har vi som arbeidsgivere ikke lykkes i kommunikasjonen. Det tar vi selvkritikk på. Det er viktig å være klar over at ledelsen ikke mener Provide er et system for å følge opp ansatte, men et system hvor vi prøver å planlegge hvilket bemanningsbehov vi til enhver tid har i de ulike produksjonsenhetene. Vi må være sikre på at den bemanningen vi har, er tilstrekkelig for å ta unna volumet. Dette vil naturlig nok variere, påpeker Roppestad.

Bruken av rigide målesystemer tones ned

Men til tross for denne uenigheten, mener HR-direktøren at de har hatt en god og konstruktiv dialog med de tillitsvalgte underveis i prosessen. – Tillitsvalgte er en viktig og positiv lyttepost ute i avdelingene og gir ledelsen verdifull informasjon som den ellers ikke ville fått, understreker han.

FLERE ENDRINGER

– Flere store bedrifter har kvittet seg med kompliserte rapporteringssystemer som måler de ansattes innsats. DN har rådet Nordea til å gjøre det samme. Er dette noe dere har diskutert eller kommer til å diskutere?

– Hvordan vi følger opp og motiverer våre ansatte er en kontinuerlig diskusjon. Bruken av rigide måle- og kontrollsystemer tones ned i Nordea. Det er ikke lenger behov for detaljerte og stringente målinger av medarbeidere på individnivå. Det er kort og godt blitt litt gammeldags. Derfor går vi nå over til å følge opp våre medarbeidere gjennom kvalitetssamtaler på teamnivå.

Han opplyser at ledelsen ikke er helt ferdig med de tilpasningene de skal gjøre for å følge opp Datatilsynets krav. Blant annet vil de vurdere å droppe fraværsregistrering i Provide. I tredje kvartal skal tillitsvalgte og ledelsen evaluere prosessen og hvordan Provide skal brukes fremover. HR-direktøren ser frem til å fortsette den gode dialogen med de tillitsvalgte.

– Kan du nå garantere at ledelsen i Nordea bruker Provide slik det er beskrevet i formålet?

– Vi skal selvsagt gjøre vårt ytterste for å oppfylle de krav som Datatilsynet har stilt til oss. Dersom det likevel skulle bli gjort feil, skal vi straks rette opp i dette. Våre medarbeidere skal være trygge på at Nordea følger alle inngåtte avtaler og lovverket til punkt og prikke, avslutter HR-direktør Kjell Roppestad.

FAKTA:

PROVIDE I NORDEA

I 2008 innførte Nordea Bank målesystemet Provide i Norden og i Polen. Formålet var ifølge ledelsen å følge opp saksvolum og bemanningsbehov i de største produksjonsområdene. Litt senere ble systemet også innført for 280 ansatte i Norge. Ansatte som har typiske rutineoppgaver, ble pålagt å registrere innkommende og fullførte oppdrag i produksjonen. Den ansatte måtte også registrere tidsbruk for arbeid som ble utført utenom produksjonen.

Tidsbruk utenom den ordinære produksjonen ble opprinnelig målt i åtte kategorier: Forbedringsforslag, utdanning, interne oppdrag, ledelse, møter, saker til Nordea Operation Center i Polen, prosjekter og fagforeningsarbeid. Etter påtrykk fra de tillitsvalgte, valgte ledelsen i Nordea å redusere antall målekategorier til fire. I utgangspunktet registrerer nå den ansatte tidsbruk for utførte oppgaver i produksjonen. Tidsbruk som ikke inngår i den ordinære produksjonen registreres fortsatt, men nå måles kun tid i følgende fire målekategorier: prosjekter, forbedringsarbeid, møter og utdanning.

Fravær registreres fortsatt i fem kategorier, men fritekstfeltet for fraværsårsak er fjernet. Nå har ikke lenger ansatte i teamet tilgang til kollegers fraværsregistrering uten at det er innhentet spesielt samtykke til dette.  Det er startet et nordisk prosjekt som skal anonymisere innsamlede data på individnivå.